Zaměříme se na hromadné rozesílání dopisů, při kterém využijeme databázi adresátů, kterou jsme si vytvořili postupem popsaným v minulém článku. Hromadná korespondence nám umožní do předlohy dopisu doplnit adresy z databáze a navíc tyto adresy využijeme i k tisku štítků nebo obálek.
Nejprve si vytvoříme dopis, který budeme rozesílat na adresy uložené ve zmíněném souboru. Příklad takového dopisu je ke stažení na konci tohoto textu. Přejdeme do nabídky Korespondence, kde se nachází karta Spustit hromadnou korespondenci. Jako první použijeme stejnojmennou ikonu na této kartě. V nabídce této ikony potvrdíme příkaz Dopisy.
Hned přejdeme k ikoně Vybrat příjemce. Podle návodu v minulém článku jsme si již vytvořili a uložili databázi adresátů,tedy potvrdíme v nabídce této ikony příkaz Použít existující seznam. Zobrazí se dialogové okno Vybrat zdroj dat. Přednastavená je složka Zdroje dat. Pokud jsme soubor umístili do jiné složky, musíme jej nalistovat na pevném disku.
Označíme naši databázi adres a stiskneme tlačítko Otevřít. Na první pohled se nic neděje, ale v této chvíli již o sobě oba soubory (rozpracovaný dopis a databáze adres) „vědí".
Pokračujeme na kartě Zapsat a vložit pole. Zde potvrdíme ikonu Blok adresy.
Zobrazí se dialogové okno, kde nastavíme požadovaný formát adresy:
Vzhled adresy vidíme v náhledu napravo. Nad náhledem máme tlačítka se šipkami pro listování, pomocí kterého si můžeme prohlížet i další adresy. Pomocí tlačítka Shoda polí můžeme zkontrolovat a případně upravit správnost přiřazení položek adresy:
V případě potřeby přiřazení upravíme pomocí rozbalovacího seznamu v příslušném poli napravo a potvrdíme toto i předchozí dialogové okno. Pole adresy v dopise vypadá nyní takto, adresa se dosud nezobrazuje:
Na kartě Zapsat a vložit pole je k dispozici také ikona Řádek s pozdravem, která vyvolá…
