Pomocí Wordu můžeme připravit a vytisknout jednotlivé obálky nebo štítky, hlavní síla však je v tom, že lze zpracovávat také hromadnou korespondenci, tj. rozesílání dopisů na adresy z adresáře.
Databázi adresátů můžeme získat z ekonomického systému firmy. Z takového systému lze exportovat adresy obchodních partnerů např. do souboru Excel nebo jiného souboru, který můžeme do Excelu, případně do Accessu načíst. Tento soubor můžeme potom využít jako adresář hromadné korespondence.
Jiná možnost je vytvořit si vlastní adresář přímo v prostředí Wordu. Pořídíme jej následujícím způsobem:
V nabídce Korespondence na kartě Spustit hromadnou korespondenci rozbalíme nabídku ikony Vybrat příjemce, potvrdíme zde příkaz Zadat nový seznam.
Tento příkaz zobrazí následující dialogové okno:
Ještě než začneme pořizovat adresy, můžeme si zde upravit, jaké sloupce se budou zobrazovat. Stiskneme tlačítko Vlastní nastavení sloupců. Zobrazí se dialogové okno, kde vidíme sloupce, tak jak jsou přednastaveny.
Podle toho, jakou budeme mít pro sloupce náplň, můžeme některé sloupce označit a následně stiskneme tlačítko Odstranit. Naopak můžeme také pomocí tlačítka Přidat vytvořit nový sloupec. Také můžeme měnit pořadí sloupců - označíme v seznamu sloupec a stiskneme podle potřeby tlačítko Nahoru nebo Dolů. Označenou položku můžeme také přejmenovat pomocí tlačítka Přejmenovat. Adresář soukromých…
