Všeobecně známou a často používanou možností poštovního klienta Microsoft Outlook je tvorba automatického podpisu, který se obvykle nastavuje tak, že se sám objeví ve všech nových zprávách. Méně je již známo, že se automatické podpisy dají využít pro uložení celých šablon zpráv.
Tak např. máme na starosti příjem a výdej zboží, což obnáší nutnost psaní zpráv s dosti stereotypním, opakujícím se obsahem – poděkování za objednávku, potvrzení přijetí zásilky, reklamace vadného zboží apod. Psát pořád dokola ty stejné formulace je zdlouhavé a nudné, a tak si je uživatelé obvykle kopírují z již odeslaných zpráv nebo si ponechávají vzorové zprávy ve složce Koncepty. Mnohem pohodlnější a rychlejší je ale tyto šablony uložit právě jako automatické podpisy, byť k tomu tento nástroj není oficiálně určen.
NahoruVytvoření podpisu
Postup se přitom nijak neliší od vytvoření běžného automatického podpisu. Založíme novou zprávu a na kartě Zpráva zadáme ve skupině Zahrnout příkaz Podpis > Podpisy.
Předpokládejme, že již máme vytvořený podpis s názvem „Kontakty“. Kromě běžných kontaktních údajů obsahuje i logo firmy a odkaz na její webovou adresu, k čemuž slouží tlačítka zvýrazněná na následujícím obrázku. Podpis je nastaven jako výchozí podpis, který se automaticky použije při vytvoření nové zprávy, v odpovědích a…
