U Wordu 2013 je jako výchozí formát zdroje dat při hromadné korespondenci zvolena databáze Accessu. To znamená, že při vytvoření nového zdroje dat přímo v hromadné korespondenci se zdroj uloží jako soubor s příponou MDB. Velice častý je i opačný postup: databáze Accessu je předem vytvořena a potřebujete ji využít jako zdroj dat pro hromadnou korespondenci.
Pro spojení dokumentu Wordu s databází Accessu můžete použít dvojí postup. Při prvém postupu naleznete potřebný zdroj dat z Wordu. Při druhém postupu otevřete databázi Accessu a Word spustíte přímo z databáze.
NahoruOtevření zdroje dat z Wordu
Postup zahrnuje tyto kroky:
- Klikněte na kartu KORESPONDENCE.
- Klikněte na tlačítko Spustit hromadnou korespondenci a zvolte typ hlavního dokumentu (např. Dopisy).
- Klikněte na tlačítko Vybrat příjemce a zvolte možnost Použít existující seznam.
- Nalezněte potřebnou databázi a klepněte na tlačítko Otevřít.
Uvedeným postupem si zobrazíte okno se seznamem tabulek a dotazů ve zvolené databázi. V okně označte potřebnou tabulku nebo dotaz a potvrďte tlačítkem OK.
Jako zdroj dat hromadné korespondence se nabídnou pouze tabulky, které jsou umístěny přímo ve zvolené databázi. Propojené tabulky zobrazeny nejsou. Toto omezení můžete obejít tím, že z propojené tabulky vytvoříte dotaz, který je již v hromadné korespondenci využitelný.
NahoruSpuštění Wordu z Accessu
Pro propojení tabulky nebo dotazu, umístěného v databázi Accessu, s hlavním dokumentem hromadné korespondence použijte tento postup:
- Otevřete databázi.
- Označte tabulku nebo dotaz, která má sloužit jako datový zdroj.
- Na kartě EXTERNÍ DATA ve skupině Exportovat klikněte na tlačítko Sloučit ve Wordu.
- V zobrazeném okně označte volbu Vytvořit nový dokument a propojit s ním data a potvrďte tlačítkem OK. Tímto krokem spustíte Word se zobrazenou kartou KORESPONDENCE a se zobrazeným podoknem úloh hromadné korespondence.
- Pomocí tlačítka Spustit hromadnou korespondenci vyberte typ hlavního dokumentu. Další postup je již stejný, jako při běžné práci s hromadnou korespondencí. Otevřený hlavní dokument má již vytvořeno spojení se zvoleným datovým zdrojem.
Tento druhý postup vám umožní použít jako datový zdroj také tabulku, propojenou z jiné databáze Accessu. Není však možné použít tabulku, propojenou z databáze SQL Serveru. Tento…
