V některých případech je potřebné, aby sešit Microsoft Excelu obsahoval data, která mají k dispozici různí uživatelé. Jednou z možností je sdílení souborů. Jinou možností je posílat data jednomu uživateli, který je zadá do sešitu za všechny ostatní uživatele. Existuje však i možnost pracovat nezávisle na sobě s několika kopiemi jednoho sešitu a poté je sloučit do výsledné podoby.
NahoruPříprava sešitu
Pro zmíněný postup práce je nezbytné vytvořit předpoklady – nejdříve nastavit sešit, se kterým chcete takto pracovat.
Otevřete sešit Excelu a v něm připravte tabulky, výpočty, grafy atd. podle charakteru dokumentu. Pole s daty budou pochopitelně prázdná.
Dalším krokem je nastavení souboru ke sdílení, tedy umožnění práce více uživatelům. To provedete tak, že zadáte na kartě REVIZE ve skupině Změny příkaz Sdílet sešit.
V okně, které se zobrazí, zatrhněte na kartě Úpravy políčko Povolit úpravy více uživatelům najednou. Na kartě Upřesnění můžete nastavit dobu uchovávání změn, způsob jejich aktualizace a chování souboru při řešení konfliktů.
Když potvrdíte provedené změny tlačítkem OK, nabídne se vám dialogové okno k uložení těchto změn – potvrďte OK.
Nyní je soubor připraven a dalším krokem je vytvoření jeho kopií pro každého spolupracujícího uživatele (například funkcí Uložit jako).
Vytvořené kopie je nyní třeba odeslat jednotlivým spolupracovníkům, nejlépe elektronickou poštou.
NahoruPráce dalších uživatelů se sešity
Další uživatelé obdrží jednotlivé kopie výchozího sešitu. Otevřený sešit bude mít v titulkovém pruhu mimo názvu i označení sdílený. Do sešitu se budou zadávat data. Při této práci bude každý pracovat samostatně, nezávisle na ostatních uživatelích a kopiích. Po ukončení práce – například na konci pracovní doby – soubory uloží a odešlou vám jej elektronickou poštou zpět.
NahoruPorovnání a sloučení sešitů
Pro získání souhrnných údajů od všech uživatelů je nezbytné provést porovnání a sloučení všech použitých sešitů. Připravte si původní prázdný soubor a všechny kopie, které jste obdrželi od spolupracujících uživatelů. Poté svůj výchozí prázdný soubor otevřete (bude mít v titulkovém pruhu také označení sdílený).
Nástroj pro slučování sdílených sešitů se nenachází na žádné kartě, a tak si jej nejdříve budeme muset přidat na panel nástrojů Rychlý přístup. Postupujte následovně:
- Zvolte příkaz SOUBOR – Možnosti.
- Klikněte na záložku Panel nástrojů…
